Elérkezett a nagy nap. Ma lesz az a beszéd, amire reményeim szerint értékes tartalommal, szép vizualizációval és magabiztos előadástechnikával készülsz már hetek óta. A felkészülés azonban nem csak ezekből áll. Ahhoz, hogy a helyszínen a lehető legtöbbet tudjuk kihozni a szereplésünkből néhány további felkészülési pont is elengedhetetlen. Itt szokott Murphy törvénye bejönni és a prezentációt alapjaiban megrengető meglepetések megtörténni. Egy nem induló vagy szétcsúszó powerpoint, egy rossz hangosítás vagy éppen egy szerencsétlen felkonferálás mind-mind egy pillanat alatt sárba tiporhatják a felkészülésedet. Ez az ellenőrző lista ezektől a nehéz helyzetektől ment meg.
Személyes nehéz tapasztalataim tárházában szerepel külfödi weboldal bemutató, amikor a weboldal pont a beszédem előtt omlott össze és nem is javult meg a nap végéig. Vagy olyan is volt, hogy az asztalterítő volt a rögtönzött prezentációs vászon. Az egyik legidegesítőbb viszont a prezenter lenyomása után 30 másodperccel reagáló powerpoint, ami azt eredményezte, hogy a vizualizáció szinte mindig máshol volt, mint amiről beszéltem. Ezzel a szónoki beszéd előtti checklistával meg tudod magad kímélni az ilyen és ehhez hasonló nehéz helyzetektől
Nyilvános beszéd objektum felderítése
A boxban szokták mondani, hogy a stílusok meghatározzák a küzdelmet. Két vívó stílusú ökölvívő nem valószínű, hogy duplafedezékes és pusztító belharcos küzdelmet fog produkálni. A nyilvános beszédet pedig nagyban meghatározza az a terem, ahol a beszéd majd elhangzik. Ezekre érdemes figyelni:
Közönség nagyságának felmérése
Teljesen más 20 és 800 ember előtt beszélni, nem csak érzet, hanem technikai szempontból is. Ez az egyik legfontosabb kérdés, ami alapjaiban határozza meg az előadásodat.
Felkonferálás
Itt érdemes egyeztetni előzetesen, hogy mi az ami elhangzik. Egyik ismerősöm Amerikában a moderátorra frappánsan visszareagálva úgy kiesett a begyakorolt beszédtartalomból, hogy a 20 perces előadás végéig nem találta meg a fonalat.
Műszaki felkészülés
Egy nyilvános beszéd manapság már sokkal közelebb van a Hollywood-i filmekhez, mint az írott sajtóhoz. Ennek megfelelően sok műszaki követelmény kell ahhoz, hogy az beszédünk az előző boxos példa szerint üssön.
Hangosítás ellenőrzése
: ez a legfontosabb. Hiszen powerpoint és videók nélkül elő tudunk még adni, de ha nem hallják a hangunkat, akkor a prezentéció értelmét veszti. Saját tapasztalat, hogy maximum 50-70 embernek lehet hangosítás nélkül prezentálni. Efelett azonban már egy beszédtechnikailag felkészült előadó sem tudja bebeszélni a teret. Ha lehet ne mikrofont, hanem mikroportot kérj. Legtöbbször a beszéd egy prezenterrel a kézben zajlik, ha a másikba kapsz egy mikrofont, akkor már mindkét kezed foglalt és nem tudod olyan jól a testbeszédet megvalósítani.
Laptop
Helyszíni laptop vagy saját laptopról való prezentáció eldöntése. Sokkal jobban szeretem a saját laptopomat használni, de ha nincs rá lehetőség, akkor azt előre érdemes tudni és készülni rá. Telepítettem már videólejátszót a közönség párosgyakorlata közben úgy, hogy a rendszergazda jelszó meghiusította a videók lejátszását.
Tartalék
Legyen mindig B terv a tartalommal és ha lehet a műszaki eszközökkel kapcsolatban is. Pl. prezentáció a felhőbe mentve, pendrive-on és pdf-be konvertálva is.
Helyszíni teendők
A helyszínen is vannak még teendőid, ez a célegyenes, itt dől el minden.
Érkezés
A helyszínre megérkezni 1 órával a beszéd, vagy az esemény kezdete előtt. Ha egy többszereplős programban van a beszéded, akkor a beszéded előtti szünetre érkezz meg, amikor lepróbálhatod a vizualizációt. Beszélőként nem lehet késni és legkésőbb félórával korábban mindenképpen meg kell érkezni a helyszínre. Ha ez nem sikerül, akkor nagyon stresszes és meglepetésekkel teli helyzetbe kerülhetsz.
Powerpoint kipróbálás
A vizualizációt próbáld ki. Ha lehet akkor kattingasd végig. Helyezz külön hangsúlyt arra, hogy az egész dia felférjen jó pozicionálással (ne legyen ferde és lelógó) a vászonra. Ügyelj a képarányra. A videókat és powerpoint hangosítást is próbáld le úgy is, hogy a beszédterületen vagy már. Ez azért fontos, hogy a laptop és a mikrofon vagy mikroport ne gerjedjen/torítson, hiszen ennél kevés rosszabb dolog történhet.
Internet
Az első tanácsom, hogy amit lehet, azt töltsd le, helyezd a powerpointba. Ha ez nem kivitelezhető, mert pl. weboldalt prezentálsz élőben, akkor ellenőrizd az internetet és legyen bekészítve a mobilos hotspot. Lehetőség szerint vezetékes internetet kérj, mivel a Wifi-s internet még a legnagyobb műszaki cégeket is meg tudta már izzasztani előadás közben. Nehéz előrejelezni, hogy a tele teremben hogy fog a hálózat viselkedni.
Technikus
A technikussal érdemes előtte jóban lenni, hiszen ha beüt a ménkű, akkor egyedül ő fog tudni segíteni. A technikusok nagyon segítőkész emberek az esetek nagy részében, hiszen közös a célotok.
Beszédterület és egyéb kellékek
Ha a színpadra kell flipchart, vagy egyéb eszköz azt érdemes szintén a technikussal egyeztetni. Én szoktam kérni például, hogy ha lehetséges a pulpitus nélkül a hangosítás, hogy kerüljön le a színpadról a beszéd alatt. Az ilyen kellékeket pl. kerekasztalnál székek, flipchart és egyéb eszközök ne a beszélő vigyen fel a színpadra, hiszen nem egy jó bemutatkozás és könnyű hibázni utána a beszéd alatt. Kérjünk meg valakit ha segítségre van szükségünk.
Bemelegítés
A bemelegítés az utolsó és nem is szorosan a helyszíni és műszaki feltételekhez kapcsolódó rész, de elengedhetetlen a stresszcsökkentéshez és a legjobb előadói forma kihozásához. A bemelegítés fizikai, beszédtechnikai és nyelvtörő gyakorlatokat foglal magában. Pl. Mábálá-Mabala-Mebele-Mobolo-Mébélé-Mubulu-Mübülü-Mibili.
Összefoglalás
A jó szónoki beszéd érdekében készülj fel ne csak a beszédedből, hanem a helyszínből és ellenőrizd a műszaki részleteket is. Kevés stresszesebb szituáció van az ember életében, mint amikor 200 ügyféljelölt előtt sül bele a prezentációjába. A legtöbb ilyen veszélyt meg lehet előzni tervezéssel és a fenti ellenőrző lista kipipálásával.
